Le besoin de stocker et de gérer des documents n’a jamais été aussi grand. Les documents sont générés de nombreuses façons, notamment par des courriels, des télécopies et des présentations. Le problème de ces documents est qu’ils sont souvent imprimés mais pas stockés de manière significative.

Voici comment vous pouvez dématérialiser votre document, grâce aux innovations modernes :

• Utilisez le stockage en nuage : Avec cette option, vous n’aurez pas à craindre de manquer d’espace ou de perdre un seul document.
• Numérisez des copies papier : Vous pouvez numériser n’importe quel fichier papier et l’enregistrer sous forme de PDF ou de document bureautique sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
• Partager des fichiers en toute simplicité :Au lieu de les envoyer par courriel d’une partie à l’autre, vous pouvez utiliser un logiciel de stockage dans le nuage, comme Dropbox, qui se synchronise avec le nuage afin que toutes les parties aient toujours accès à la dernière version du fichier sans avoir à transmettre un courriel à chaque fois qu’elles font une mise à jour.

 Comment dématérialiser les documents ?

 La solution pour stocker des documents de manière plus durable consiste à utiliser une combinaison de numérisation, de stockage sur le cloud et de partage. La numérisation des documents sur papier permet de les enregistrer au format PDF sur votre ordinateur ou vos appareils mobiles. L’enregistrement des fichiers sur le cloud garantit que toutes les parties ont accès à la dernière version du document à tout moment. Enfin, le partage des fichiers sur une plateforme pertinente, comme Dropbox, permet aux autres personnes impliquées dans ce projet d’avoir toujours accès à la dernière version. Pour plus de détails, vous pouvez consulter cette page.

L’e-mail en tant que document

Le courrier électronique est un outil de gestion de documents puissant car il vous permet de conserver vos documents dans le nuage. Vous pouvez configurer votre courrier électronique de manière à recevoir des alertes lorsque de nouveaux documents sont ajoutés. Ainsi, vous saurez si quelque chose arrive et vous pourrez y accéder dès que possible.

 Pour utiliser le courrier électronique comme un outil efficace de gestion des documents, suivez les étapes suivantes :

• Utilisez le bouton « Enregistrer sur Google Drive » ou « Enregistrer sur Dropbox » – Si vous envoyez des e-mails depuis Gmail ou Outlook, vous pouvez cliquer sur l’une de ces options et enregistrer le document sans quitter l’application de messagerie.
• –Séparez les courriels professionnels et personnels – C’est une bonne façon de rester organisé. Vous pouvez également mettre en place différents systèmes d’étiquetage pour chaque type d’e-mail si vous souhaitez qu’ils soient automatiquement triés dans des dossiers. Par exemple, un dossier pourrait être étiqueté « travail », tandis qu’un autre serait étiqueté « personnel ».
• Assurez-vous que tous les courriels sont numérisés – Il existe de nombreux outils qui vous permettent de numériser toute pièce jointe à un courriel et de la convertir en PDF ou en document de bureau sur votre ordinateur ou votre appareil mobile afin que tout le monde puisse la trouver et y accéder facilement à tout moment.

 

 Numérisation des copies papier

 Si votre entreprise génère des documents et que vous souhaitez les stocker sous forme de fichiers numériques, la numérisation des copies papier est une autre option. Vous pouvez numériser n’importe quel fichier papier et l’enregistrer sous forme de PDF ou de document bureautique sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Ainsi, vous pourrez retrouver le document sans avoir à passer du temps à le chercher dans une pile de papiers.

La numérisation des copies papier permet également d’éliminer tout risque lié au stockage de documents papier. Par exemple, si vous avez des documents sensibles qui sont exposés à des dégâts des eaux potentiels dans votre maison, vous pouvez les numériser et les sauvegarder numériquement pour éviter ce risque.

La numérisation des copies papier de vos fichiers au format numérique présente de nombreux avantages. C’est plus facile que jamais, alors n’oubliez pas cette option lorsque vous cherchez des moyens de dématérialiser vos documents.

 Le nuage et ses avantages

 Le cloud est l’un des nombreux avantages du marketing numérique. Vous pouvez l’utiliser pour stocker vos fichiers et vos documents dans un endroit sûr. Il est également très facile d’accéder à vos fichiers à distance : vous pouvez vous connecter à votre compte depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet et travailler sur vos documents depuis n’importe quel endroit dans le monde.

Le stockage dans le nuage est une autre option pour stocker des documents, mais il y a certaines choses à garder à l’esprit avant de télécharger quoi que ce soit dans le nuage. Par exemple, si vous avez des données sensibles (comme des informations sur vos clients), vous devez savoir qu’elles sont stockées avec d’autres personnes qui pourraient y avoir accès. Il faut également tenir compte du fait que pour accéder à ces fichiers, vous avez besoin d’un mot de passe ou d’un nom d’utilisateur. Si quelqu’un parvenait à deviner ou à comprendre ces informations, il serait en mesure d’apporter des modifications ou des ajouts sans que personne ne s’en rende compte – ce qui signifie que vous devrez choisir un mot de passe fort que personne d’autre ne connaît et le mettre à jour chaque fois que nécessaire.

D’une manière générale, cependant, l’utilisation du stockage en nuage est le moyen le plus simple de dématérialiser votre document – surtout si vous ne savez pas combien de temps il faudra pour que le fichier papier de quelqu’un d’autre existe. Vous pouvez stocker tous vos fichiers en toute sécurité et y accéder facilement à tout moment, sans avoir à vous soucier de manquer d’espace ou de perdre des copies du document, ni à notifier tout le monde lorsqu’une mise à jour est effectuée.

 

 Conclusion

 Le monde a beaucoup évolué au cours des dernières décennies et la façon dont nous stockons, sécurisons et partageons nos données a beaucoup changé. L’époque où nous stockions nos documents dans un coffre-fort et les transportions avec nous est révolue. Aujourd’hui, le besoin de documents est toujours présent, il s’est simplement dématérialisé et a pris la forme d’emails, de PDF, de dossiers partagés, etc. L’introduction du cloud computing a rendu ce processus encore plus efficace et le cloud est aujourd’hui considéré comme une nécessité des temps modernes.